Online KTT: на удаленке вагоны - как на ладони

В компании отмечают, что переход на «удаленку» произошел без нарушения ключевых бизнес-процессов и не повлиял на скорость решения производственных задач. При этом, пересмотр офисной организации работы позволил оптимизировать расходы. В компании посчитали предполагаемые выгоды. Отказ от помещений и прочих офисных затрат позволит сократить административные расходы на 200 млн.тенге в 2020 году и планируется сэкономить 1 млрд. 417 млн.тенге в 2021-2024 годах.

Современные ИТ-решения помогают оперативно организовать непрерывный производственный процесс и взаимодействие работников в любом режиме. 

- В условиях карантина сотрудники административно-управленческого блока АО «Қазтеміртранс» - крупнейшего оператора вагонного парка республики переведены полностью на постоянный удаленный режим работы. При этом производственный персонал остался работать в привычном формате, но с соблюдением всех санитарных норм. С работниками заключено дополнительное трудовое соглашенние, разработана новая Инструкция по охране труда. Важно, что и коммуникации между сотрудниками не пострадали. Все встречи регулярно проводятся онлайн. Мы хотим сохранить и привлекать наиболее креативных и успешных сотрудников, для этого предлагаем как можно более гибкие условия работы, чтобы поддержать индивидуальные предпочтения сотрудников. Думаю, опыт, который наша компания приобрела в условиях пандемии, когда пришлось оперативно реагировать на требования, соблюдать ограничительные меры, убедительно доказал: несмотря ни на что в коллективе сохраняется эффективность производственной деятельности, - говорит управляющий директор по корпоративным вопросам и HR Нуржан Калдыбатыр.

ИТ-решения в умелых руках

В компании была внедрена система генерирования SMART целей и задач с ежедневным замером продуктивности менеджмента, благодаря чему уровень продуктивности сотрудников повысился на 30%. 

Помимо этого, в рамках проекта «Внедрение новой модели маркетинга и продаж» (МС1), АО «Қазтеміртранс» в целях повышения клиенториентированности внедрило несколько ключевых инструментов: 

1. Контакт-центр – современный контакт-центр с обновленной инфраструктурой для операторов, с использованием IVR технологий, что позволило создать «первую линию продаж», т.е. операторы могут консультировать клиентов по основным продуктам компании.
2. CRM - система управления взаимоотношениями с клиентами, позволяющая контролировать и анализировать все обращения клиентов. 
3. Тарифный калькулятор – в целях реализации задач компании по продвижению эффективной и прозрачной Тарифной политики, а также для оперативности получения информации Клиентами о стоимости услуг был разработан Тарифный калькулятор и был внедрен в промышленную эксплуатацию. Тарифный калькулятор предназначен для расчета стоимости перевозок по внутриреспубликанском и экспортном видах сообщении по стандартной Методике в соответствии с Тарифной политикой Общества. На текущий момент осуществляется разработка Тарифного калькулятора для расчета стоимости по импортному и транзитному виду сообщении. 
4. Сайт компании – в целях улучшения имиджа АО «Қазтеміртранс», в конце сентября текущего года компания запустила новый сайт, разработанный с учетом корпоративного стиля. Сайт транслирует философию компании, изображения, иконки, графические элементы, цветовая палитра, — всё подчеркивает образ компании. Помимо этого, любой посетитель сайта может также воспользоваться Тарифным калькулятором для расчета стоимости по внутриреспубликанском и экспортном видах сообщении, что предоставляет удобство нашим клиентам в получении расчета перевозки быстро и правильно.

В совокупности все это предоставляет сотрудникам и нашим клиентам быстрый и удобный доступ к ресурсам нашей компании. Клиенту легко обратиться за консультацией в Контакт-центр и получить интересующую услугу быстро и качественно. Сотрудники могут оперативно принять и обработать заявки от клиентов.

Кроме того, в рамках проекта «Online КТТ» внедрена электронно-цифровая подпись (ЭЦП) в Личном кабинете клиента. Это дало возможность дистанционного подписания договоров и финансовых документов с исключением влияния человеческого фактора. 

В свою очередь, в программе АСУ ДКР была реализована опция электронной адресной подачи вагонов клиенту. Это позволило ускорить оперативное обслуживание клиента и также исключить человеческий фактор при распределении вагонов на местах.

В целом, в компании произведена синхронизация IT-систем (АСУ ДКР, СТЖ-комплекс, ИС Фаворит, Банк-клиент, Winterm).

- Безболезненный переход организации работы на онлайн-режим стал возможным благодаря автоматизации производственных бизнес-процессов и цифровой трансформации компании. Второй год в АО «Қазтеміртранс» функционирует система «СТЖ-комплекс», позволяющая осуществлять всю операционную работу: формирование телеграмм, слежение за подвижным составом на интерактивной карте и в табличной форме видеть их дислокацию. Обновление происходит в режиме «онлайн» всякий раз, когда меняется статус вагона. Наряду с этим работает «Planner» – постановщик задач в режиме «онлайн». С помощью этого ИТ-инструмента через мобильное устройство можно контролировать ход исполнения поручений и динамику продуктивности сотрудников. 

То, что мы еще более года тому назад начали переходить на цифровой формат работы, дало нашей компании возможность более слаженно и без проблем полностью перейти на удаленный режим работы во время пандемии. Компания полностью обеспечила сотрудников оргтехникой: ноутбуки с очень хорошими техническими характеристиками, корпоративную мобильную связь для каждого сотрудника, это SIMкарты подключенные в пакете не менее 350 минут на другие операторы и не менее 25 ГБ Интернета.

При этом, учтено обеспечение мер по информационной безопасности. После установки специальных приложений работники получили доступ к информационным системам, необходимым для выполнения должностных обязанностей. Также организовано подключение сотрудников к мессенджерам для оперативной связи и цифровым платформам для участия в видеоконференциях в режиме онлайн, - говорит управляющий директор по информационным системам АО «Қазтеміртранс» Серик Елеусизов.

Клиенты компании также по достоинству оценили все новшества. К примеру, внедрение личного кабинета позволило заметно сократить время на обслуживание клиентов. Также личный кабинет позволяет клиенту использовать такие сервисы, как тарифный калькулятор для расчета ставки тарифа оператора, оформление заявки на заключение договора, оформление запроса на расчет ставки, оформление заявки на перевозку, следить за дислокацией вагонов в пути следования и получать уведомления о состоянии вагона в случае дальнейшей его передислокации на ремонт. В дальнейшем планируется внедрить полный электронный документооборот с клиентами для получения обращений, писем, а также подписание и обмен финансовыми документами по ведению взаиморасчетов с клиентами.  

Довольные сотрудники = продуктивная работа

По истчении нескольких месяцев такой работы видно, что домашняя обстановка не расслабила административно-управленческий персонал, а мобилизовала. Сотрудники понимают, что есть ответственность каждого в решении общих задач, даже удаленно. 

- Из больших плюсов дистанционной работы для меня, как для мамы четверых детей, могу назвать то, что больше времени провожу с семьей. Могу забирать их сама и отводить в школу, в садик, играть с ними, и это никак не отражается на качестве работы. Все вопросы решаются очень быстро и качественно. Мне кажется, что эффективность работы на удаленке повысилась значительно. Очень благодарны компании за то, что нам предоставлены все ресурсы. И комапния позаботилась о том, чтобы IT-инструменты работали исправно. В целом, мне кажется, что дистанционная работа очень хорошо отразилаь на укреплении семейных ценностей, больше нас сплотила. И коммуникации в режиме Online между сотрудниками тоже проходят очень продуктивно, - говорит менеджер Департамента развития Шырын Жетыбаева.

И хотя такое серьезное занятие, как оперирование собственными вагонами требует большого внимания, и есть очень много нюансов в работе, но тем не менее, благодаря четко выстроенной онлайн-цепочке все вагоны – как на ладони. 

По словам сотрудников, важно и то, что использование бумаги снизилось на 65%. До выхода в режим Online ежемесячно тратилось в среднем от 80-120 пачек бумаги, после выхода компании в режим Online ежемесячно тратится от 25-40 пачек бумаги. Ведь с помощью автоматизированных систем документы оформляются с электронной подписью без посещения офиса. Все переговоры ведутся в формате аудио- и видеоконференций, договоры заключаются дистанционно.

-  Дистанционная работа имеет множество плюсов. Работаем продуктивно из дома. Для меня важно и приятно то, что компания так позаботилась о нас и о наших близких. Работа выстроена четко, грамотно и отлажено. По моему мнению, при дистанционном режиме важен  разумный подход к работе. Многие думают, что условия «удаленки» подталкивают постоянно находиться в режиме онлайн, но это не так. Если выстроить грамотно свой режим и грамотно обустроить дома подходящее место для работы, то работа на удаленке в радость. 

К тому же, появляется много полезного времени, которое мы раньше тратили на поездки до офиса и домой, ланчей в кафе, - отмечает менеджер функционального направления по аренде вагонов Департамента по эксплуатационной работе Альмира Алибаева.

Таким образом, первый опыт перевода целой компании на дистанционный формат работы дает отличные результаты.

- Современные технологии дают возможность эффективно работать, мы должны идти в ногу со временем. Каждый из нас понимает всю важность, многогранность и ответственность инициативы «КТТ-online». И для нас, сотрудников, очень важно, что реализацию проекта «КТТ-online» в компании подразделили на три составляющие: люди, процессы и технологии. Для компании всегда именно люди – на первом месте, - говорит директор Департамента по эксплуатационной работе Кайрат Тапалов.