«СТЖ-Комплекс» – шаг в будущее

Значительно ускорить время обработки документов, увеличить производительность и точность работы крупнейшего оператора вагонов АО «Қазтеміртранс» позволило внедрение автоматизированной системы «СТЖ-Комплекс». Останавливаться на достигнутом в компании не спешат – система постоянно совершенствуется, уже в следующем году планируется дополнить ее личным кабинетом пользователя и тарифным калькулятором. 

– Ежемесячно мы производим более 130 тысяч вагоноотправок и перевозим более 8 миллионов тонн груза. Если все эти процессы не автоматизировать, то очень легко потеряться и не понять, где у тебя идет провал, поэтому без IT-решений мы никак и никуда, – отметил, выступая на недавней конференции Digital Samruk в столице, генеральный директор АО «Қазтеміртранс» Даурен Бимов. – Мы хотим стать лидирующей операторской компанией с современной IT-платформой, куда будет стекаться весь парк, не только инвентарный, но и, возможно, частный, в том числе попутный. «СТЖ-Комплекс» функционирует в АО «Қазтеміртранс» с февраля уходящего года. Он пришел на смену системе «АСУ Оператор», которая не удовлетворяла всем потребностям компании.

Сегодня в «СТЖ-Комплексе» осуществляется вся операционная работа компании – от заключения договора до выдачи акта выполненных работ. В автоматическом режиме в системе формируются отчеты, телеграммы, инструкции по заполнению накладной, с помощью интерактивной карты можно отслеживать вагоны и в табличной форме видеть их дислокацию. Обновление происходит в режиме «онлайн» всякий раз, когда меняется статус вагона. Сейчас в компании работают над дополнением системы по вагонной части – чтобы контролировать ремонт и запчасти, их сменяемость, учет. Кроме того, разработан сайт, с помощью которого карту дислокации вагонов можно открыть на любом мобильном устройстве.

– Придя в компанию, мы в первый же месяц наладили стопроцентный контроль над своими вагонами. Потому что, не зная статус передвижения своих вагонов, невозможно контролировать себестоимость и достичь доходности, – уверен Даурен Бимов. – Благодаря оптимизации бюджета, правильным переговорам с поставщиками и фокусированию на определенных бизнеспроблемах мы смогли сократить затраты на IT-сопровождение, но при этом раз в десять раскрыть возможности и эффективность использования автоматизированных систем.

К слову, недавний опрос среди сотрудников АО «Қазтеміртранс» и непосредственных пользователей IT-продуктов компании показал, что внедряемые проекты реально работают, облегчая работу рядовых менеджеров, повышая скорость и достоверность обработки данных и исключая человеческий фактор.

УПРОЩАЯ ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ

О том, как на деле выглядит процесс взаимодействия с клиентом в системе «СТЖ-Комплекс», рассказала директор департамента информационных систем и автоматизации бизнес-процессов АО «Қазтеміртранс» Асель Таукелова. Она и ее команда (департамент) под руководством управляющего директора по информационным технологиям Ержана Малимбаева стояли у истоков внедрения системы, стали инициаторами и авторами ряда улучшений, инструкций для пользователей, а также провели разъяснительную работу и обучение сотрудников компании в разных регионах страны. К слову, по итогам работы за третий квартал текущего года Асель признана лучшим работником АО «Қазтеміртранс».

– Все договора, которые мы заключаем с нашими клиентами, отражаются в «СТЖ-Комплексе». В процессе нам необходимо получить заявку, которую мы тоже заводим в систему, после чего в системе автоматически формируется инструкция по заполнению накладной, – показывает на экране Асель Таукелова. – Клиенту предоставляется счет на оплату тоже через «СТЖ-Комплекс», а через интеграцию с банком-клиентом мы узнаем о поступлении к нам денег. То есть, никуда не обращаясь, менеджер видит в системе оплату. В ноябре в системе заработал внутренний тарифный калькулятор. Менеджер выбирает станцию отправления и назначения, груз и нажимает кнопку «рассчитать», после чего сразу выдается сумма и формируется коммерческое предложение, которое можно отправить клиенту PDF-файлом сразу из системы «СТЖ-Комплекс». После оплаты формируется телеграмма для товарного кассира, чтобы он понимал, что клиент оплатил перевозку. При формировании телеграммы важную роль играет встроенный документооборот: после прохождения внутренней схемы согласования ответственный за телеграммы нажимает кнопку «подписать». Интеграция с действующей в АО «НК «ҚТЖ» системой АСУ ДКР позволяет диспетчерам видеть эти телеграммы и отправлять вагоны в нужном направлении.

– У нас есть прейскурант цен по Казахстану, и АСУ ДКР может автоматически взымать с клиента денежные средства, если же туда поступает телеграмма из «СТЖ-Комплекса», значит, клиент уже оплатил перевозку и деньги АСУ ДКР не спишет, – разъясняет технологию Асель Таукелова. – Некоторые клиенты не обращаются к нам, а оформляют перевозку через товарных кассиров, с них списываются средства по стандартному прейскуранту системой АСУ ДКР, и это их вполне устраивает. Если же грузоотправитель не хочет «ехать» по стандарту в силу разных обстоятельств, то обращается к нашему руководству и присылает заявку сюда. Весь этот процесс прозрачен. После того как перевозка состоялась, накладная попадает обратно в «СТЖ-Комплекс», ее номер автоматически привязывается к номеру отправленной ранее телеграммы, что значительно упрощает процесс выставления счетов-фактур. – Раньше это была огромная работа – поиск накладных и клиентов. Например, у нас были накладные грузоотправителей, которые отправляли груз, но приходилось искать клиента, который заключал договор. Сейчас система понимает, что это за клиент и сразу начисляет деньги, остается только сформировать акты выполненных работ, распечатать и предоставить их клиенту. Это очень экономит время, – отметила Асель Таукелова.

Интеграция с АСУ ДКР позволяет видеть в «СТЖ-Комплексе» также новых контрагентов и договоры с ними.

КОМАНДНЫЙ УСПЕХ

Не секрет, что успех любого IT-проекта во многом зависит от команды, которая его внедряет. Разработчик «СТЖ-Комплекса» – российская компания «Реал Софт» (Москва) – поставила АО «Қазтеміртранс» продукт, однако доработать функционал и довести его до пользователей в понятном виде предстояло департаменту информационных систем и автоматизации бизнес-процессов АО «Қазтеміртранс».

– Мы самостоятельно изучали инструкции, не приглашали к себе разработчиков и не ездили к ним. Чтобы полностью строить «СТЖ-Комплекс» под бизнес-потребности компании, дополнили систему некоторыми блоками, сделали дополнительные инструкции, чтобы каждому пользователю было понятно, как в ней работать. Провели тестирование и обучение наших сотрудников, – сообщила Асель Таукелова.

– Было вложено много нашего умственного труда. И по сей день мы улучшаем работу системы. Блоков много, и физически невозможно внедрить все сразу. В IT нет предела совершенству, уверены в АО «Қазтеміртранс». В данный момент компания занимается разработкой личного кабинета клиента.

– Зарегистрировавшись на нашем сайте и получив доступ к личному кабинету, клиент сможет оформить заявку на заключение договора, то есть менеджерам не придется заводить ее в «СТЖ-комплекс» вручную, как сейчас. При этом у клиента будет возможность следить за дислокацией своих вагонов, видеть статусы, остатки предоплаты на расчетном счете. В планах – обмениваться документами «онлайн», внедрив использование ЭЦП. Тем самым мы будем оперативнее взаимодействовать с нашими клиентами, – поделилась Асель Таукелова.  

«СТЖ-КОМПЛЕКС» ФУНКЦИОНИРУЕТ В АО «ҚАЗТЕМІРТРАНС» С ФЕВРАЛЯ УХОДЯЩЕГО ГОДА. ОН ПРИШЕЛ НА СМЕНУ СИСТЕМЕ «АСУ ОПЕРАТОР», КОТОРАЯ НЕ УДОВЛЕТВОРЯЛА ВСЕМ ПОТРЕБНОСТЯМ КОМПАНИИ.