«Удаленка» удалась на сто процентов

Пилотная и пока единственная компания квазигосударственного сектора АО «Қазтеміртранс» демонстрирует позитивный опыт 100%-ого дистанционного формата работы. В дочерней компании АО «НК «Қазақстан темір жолы» отмечают, что переход на «удаленку» произошел без нарушения ключевых бизнес-процессов и не повлиял на скорость решения производственных задач.   

В условиях карантина сотрудники административно-управленческого блока крупнейшего оператора вагонного парка республики был переведен полностью на постоянный удаленный режим работы. При этом производственный персонал остался работать в привычном формате, но с соблюдением всех санитарных норм.

Как подчеркивают в Компании, безболезненный переход организации работы на онлайн-режим стал возможным благодаря автоматизации производственных бизнес-процессов и цифровой трансформации Компании.   

Второй год в компании функционирует система «СТЖ-Комплекс», позволяющая осуществлять всю операционную работу: формирование телеграмм,  слежение за подвижным составом на интерактивной карте и в табличной форме видеть их дислокацию, ведение взаиморасчётов с клиентами. Обновление происходит в режиме «онлайн» всякий раз, когда меняется статус вагона. 

В начале апреля текущего года в КТТ запустили личный кабинет, что позволило облегчить процесс взаимодействия с клиентами, который полностью интегрирован с системой СТЖ-Комплекс. Получив доступ к личному кабинету, клиенту доступны такие сервисы, как тарифный калькулятор для расчета тарифа оператора,  получение коммерческого предложения и протокола цены, формирование и передача заявки на перевозку, получение счета на оплату, получение информации об оперативном списании денежных средств, инструкции на груженый рейс, оперативное обновления статусов заявки по мере обработки заявки менеджером по работе с клиентами, получение актов выполненных работ. Личный кабинет позволяет следить за дислокацией вагонов в пути следования, получать уведомления о состоянии вагона в пути следования в случае дальнейшей передислокации вагона в ремонт. Внедрение личного кабинета позволило заметно сократить время на обслуживание клиентов. В дальнейшем планируется внедрить полный электронный документооборот с клиентами для получения обращений, писем, а также подписание и обмен финансовыми документами по ведению взаиморасчетов с клиентами.  

Наряду с этим работает «Электронный планнер» – постановщик задач в режиме «онлайн». С помощью этого ИТ-инструмента через мобильное устройство можно контролировать ход исполнения поручений и динамику продуктивности сотрудников на отдаленных разъездах. Внедрена CRM система, позволяющая в онлайн-доступе отправлять коммерческие предложения клиентам и подписывать договора с использованием ЭЦП.

Осуществлять онлайн-контроль бизнес-процессов позволяет электронно-цифровая подпись (ЭЦП) в личном кабинете клиента на сайте АО «Қазтеміртранс». С внедрением функции ЭЦП появилась возможность дистанционного подписания договоров и финансовых документов, заявок на перевозку и протоколов цен с клиентами, что позволило обмениваться оригиналами и подписями в онлайн режиме.

«Современные ИТ-решения помогают оперативно организовать непрерывный производственный процесс и взаимодействие работников в любом режиме. Более того, в сложившейся ситуации, связанной с пандемией, дистанционный формат стимулирует достичь стопроцентной цифровизации компании в кратчайшие сроки», - сказал Управляющий директор по корпоративным вопросам и HR, Калдыбатыр Нуржан Сарсембаевич. 

Он также отметил, что пересмотр офисной организации работы приведет к оптимизации расходов. В компании посчитали предполагаемые выгоды. Отказ от помещений и прочих офисных затрат позволит сократить административные расходы на 200 млн.тенге в 2020 году и планируется сэкономить 1 417 млн.тенге с 2021-2024 года.